Massachusetts Paid Household and Medical Depart Implementation

By Last updated Dec 22, 2020

Dienstag, 22. Dezember 2020

Das Ministerium für Familien- und Krankenurlaub (DFML) in Massachusetts hat am 17. November 2020 sein Arbeitsplatzplakat „Notice of Benefits“ bezüglich der Anforderungen des Staates gemäß dem Gesetz über bezahlten Familien- und Krankenurlaub (PFML) aktualisiert.

Die DFML gibt auf ihrer Website an, dass „ARBEITGEBER MASSNAHMEN MÜSSEN“ (Schwerpunkt im Original), indem sie einen „Urlaubsadministrator“ registrieren und damit ein Arbeitgeberkonto erstellen, um DFML-Mitteilungen zu erhalten, aus denen hervorgeht, wann Mitarbeiter begonnen haben und Anträge auf Urlaub unter eingereicht haben das PFML-Gesetz und wenn ihre Anträge Feststellungen erhalten haben.

Gerade als der Wirbelwind von 2020 nachlässt, bereiten sich die Arbeitgeber in Massachusetts auf das vielleicht bedeutendste Gesetzesupdate für den Arbeitnehmerurlaub in den letzten fünf Jahren vor. Ab dem 1. Januar 2021 wird der Massachusetts Paid Family and Medical Leave Act (PFML) aus qualifizierten Gründen Leistungen für berechtigte Arbeitnehmer erbringen. Wenn sich das Datum des Inkrafttretens nähert, möchten Arbeitgeber möglicherweise über ihre gesetzlichen Verpflichtungen und die neuesten Leitlinien der DFML informiert werden. Die DFML wird weiterhin Leitlinien herausgeben, wenn sich das Datum des Inkrafttretens nähert. Hier finden Sie eine Übersicht über dieses neue Urlaubsprogramm sowie aktuelle Aktualisierungen und Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Überblick über das PFML-Programm und die Teilnahmeberechtigung in Massachusetts

Die PFML hat ein staatliches Programm zur Bereitstellung von bezahlten Urlaubsleistungen für (1) alle berechtigten W-2-Mitarbeiter in Massachusetts (ob Vollzeit-, Teilzeit- oder Saisonarbeiter) und (2) einige 1099-MISC-Mitarbeiter erstellt. Das Programm wird durch Geldbeiträge von Arbeitnehmern und Arbeitgebern (oder durch genehmigte private Arbeitgeberpläne, die gleiche oder größere Leistungen bieten) finanziert. Es bietet Arbeitnehmern bis zu 12 Wochen arbeitsplatzgeschützten bezahlten Familienurlaub, bis zu 20 Wochen arbeitsplatzgeschützten bezahlten Krankenurlaub oder bis zu 26 Wochen kombinierten Familien- und Krankenurlaub in einem Leistungsjahr. Mit Wirkung zum 1. Juli 2021 können versicherte Personen bis zu 12 Wochen bezahlten Familienurlaub in Anspruch nehmen, um Familienmitglieder mit schwerwiegenden gesundheitlichen Problemen zu betreuen.

Arbeitnehmer können berechtigt sein, wenn sie Angestellte in Massachusetts sind, Auftragnehmer, die 1099-MISC-Steuerformulare erhalten (aber keine unabhängigen Auftragnehmer im Sinne des Arbeitslosengesetzes von Massachusetts sind), oder wenn sie ehemalige Angestellte sind, die 26 Wochen oder weniger arbeitslos waren. Die Berechtigung basiert im Gegensatz zum Bundesgesetz über den Familien- und Krankenurlaub (FMLA) nicht auf der Größe eines Arbeitgebers oder der Dienstzeit bei einem bestimmten Arbeitgeber. PFML-qualifizierende Gründe sind jedoch im Wesentlichen ähnlich (aber nicht identisch) mit qualifizierenden Gründen für einen Urlaub im Rahmen des FMLA.

Damit Mitarbeiter Anspruch auf bezahlte Leistungen haben, müssen sie einen Schwellenwert (angepasst jährlich, aber derzeit 5.100 USD) „während der letzten 4 abgeschlossenen Kalenderquartale“ von Arbeitgebern in Massachusetts verdient haben (die Einnahmen können von verschiedenen Arbeitgebern aggregiert werden).[a]mindestens 30-mal mehr als die PFML-Leistungsbeträge, für die sie jede Woche Anspruch hätten, und sie müssen aus gesetzlich zulässigen Gründen Urlaub nehmen. Für 1099-MISC-Mitarbeiter, die Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringen, das keine Auftragnehmer für PFML abdeckt, da 1099-MISC-Mitarbeiter weniger als 50 Prozent der Belegschaft des Unternehmens ausmachen, können sich diese 1099-MISC-Mitarbeiter für das PFML-Programm entscheiden.

PFML-Beiträge

Das gesamte PFML-Programm wird durch eine Kombination von Beiträgen von versicherten Personen und Arbeitgebern finanziert. Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, im Namen ihrer versicherten Personen Beiträge an die DFML zu überweisen. Während größere Arbeitgeber (25 oder mehr versicherte Personen) einen Teil der Beiträge zahlen müssen, müssen kleinere Arbeitgeber (weniger als 25 versicherte Personen) keinen Arbeitgeberanteil an den Beiträgen zahlen. 1099-MISC-Arbeitnehmer müssen den vollen Beitragssatz für Familien- und Krankenurlaub zahlen. Alle Arbeitgeber mit versicherten Personen müssen jedoch weiterhin im Namen ihrer versicherten Personen Zahlungen an die DFML überweisen. Arbeitgeber sind verpflichtet, vierteljährlich Beiträge an die DFML zu überweisen, wenn sie direkt am staatlichen Programm teilnehmen. Das Versäumnis eines Arbeitgebers, Beiträge zu leisten oder die zulässigen Abzüge von Arbeitnehmern ordnungsgemäß zu bewerten, kann zu Geldstrafen gegen den Arbeitgeber führen.

Anforderungen an die Arbeitgeberbenachrichtigung

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die versicherten Personen über ihre gesetzlichen Rechte und Pflichten zu informieren.

Arbeitgeber müssen das PFML-Poster „Notice of Benefits“ an einer auffälligen Stelle an ihren Arbeitsplätzen anbringen. (Beachten Sie, dass Arbeitgeber angesichts der anhaltenden Pandemie und der daraus resultierenden Verlagerung auf Fernarbeit in einigen Unternehmen möglicherweise in Betracht ziehen, das Poster direkt an die Arbeitnehmer zu senden.)

Darüber hinaus müssen den Arbeitnehmern je nach Anzahl der versicherten Personen in der Belegschaft eines Arbeitgebers gegebenenfalls vier Haupthinweise zur Verfügung gestellt werden, darunter die folgenden:

Das Versäumnis, Mitteilungen zu machen, kann zu Strafen führen. Das DFML empfiehlt Arbeitgebern, die ihre bestehenden Arbeitnehmer nicht benachrichtigt haben, dies unverzüglich zu tun.

Ausgenommene private Pläne

Arbeitgeber in Massachusetts, die einen privaten Plan mit bezahlten Urlaubsleistungen anbieten, die gleich oder großzügiger sind als die im Rahmen des PFML-Programms bereitgestellten, können eine Befreiung von der Überweisung von Beiträgen an die DFML beantragen. Ausnahmen können für die Überweisung von Beiträgen für Familienurlaub, medizinischen Urlaub oder beides erhalten werden. Ausnahmen müssen jährlich erneuert werden.

Zwei Arten von privaten Plänen können für Ausnahmen in Frage kommen:

Ein von einem Arbeitgeber finanzierter Selbstversicherungsplan
Ein gekaufter privater Plan, der von einem von der Massachusetts Division of Insurance lizenzierten Versicherungsträger angeboten wird

Arbeitgeber, die an einer Befreiung interessiert sind, müssen einen Antrag über MassTaxConnect, das Online-Portal des Finanzministeriums von Massachusetts, stellen. Die DFML akzeptiert Anträge auf Ausnahmeregelungen auf fortlaufender Basis. Die Ausnahmeregelung gilt jedoch nur, wenn sie in dem Quartal vor dem Quartal genehmigt wurde, in dem die Ausnahmeregelung in Kraft treten soll.

Das Versäumnis eines Arbeitgebers, einen von der DFML genehmigten privaten Plan aufrechtzuerhalten oder dessen Genehmigung von der DFML widerrufen wurde, kann mit Geldstrafen geahndet werden.

Zeitleiste

Derzeit sind die bevorstehenden Fristen:

Dezember 2020

Bis zur Einführung des Online-Systems der DFML hat die DFML darauf hingewiesen, dass versicherte Personen ab Dezember 2020 einen Antrag auf Erlaubnis zur Bindung an ein Kind stellen können. (Die DFML hat angegeben, dass diese Anträge auf diejenigen Personen beschränkt sind, die dies bereits getan haben ein Kind, ein Kind adoptiert oder ein Pflegekind im Jahr 2020 untergebracht bekommen.) Der tatsächliche Urlaub zur Bindung an ein Kind kann erst 2021 in Anspruch genommen werden. Anträge auf Urlaub aus anderen qualifizierten Gründen können erst am 1. Januar 2021 gestellt werden.

1. Januar 2021

Die meisten Leistungen werden verfügbar sein, einschließlich bezahlter medizinischer Urlaub zur Bewältigung des eigenen schwerwiegenden Gesundheitszustands, bezahlter Familienurlaub zur Verwaltung von Familienangelegenheiten, während ein Familienmitglied im Ausland im aktiven Dienst ist, bezahlter Familienurlaub zur Betreuung eines Familienmitglieds, das einen gedeckten Militärdienst leistet Mitglied und bezahlter Familienurlaub, um sich mit einem neugeborenen, adoptierten oder in Pflegefamilien untergebrachten Kind zu verbinden.

1. Juli 2021

Bezahlte Familienurlaubsleistungen für die Pflege eines Familienmitglieds mit schwerem Gesundheitszustand werden verfügbar.

Schlussbestimmungen

Die endgültigen Bestimmungen der DFML in Bezug auf die PFML sind am 24. Juli 2020 in Kraft getreten. Die DFML veröffentlicht weiterhin Leitlinien, die die Auslegung dieser Richtlinien weiter präzisieren.

Logistik der Urlaubsantragstellung

Da sich das Datum des Inkrafttretens am 1. Januar 2021 schnell nähert, hat die DFML neue Leitlinien und Erläuterungen zur Logistik der Urlaubsanträge veröffentlicht.

Am 8. Dezember 2020 veröffentlichte die DFML auf der DFML-Website eine Pressemitteilung, in der die Arbeitgeber daran erinnert wurden, einen Urlaubsadministrator zu registrieren. Dadurch wird ein Arbeitgeberkonto erstellt. Nach der Erstellung des Arbeitgeberkontos kann der Urlaubsadministrator die Anträge der Arbeitnehmer auf bezahlte Urlaubsleistungen überprüfen, deren Richtigkeit bestätigen und Einzelheiten dazu angeben. Über das Arbeitgeberkonto erhalten registrierte Urlaubsadministratoren DFML-Mitteilungen, aus denen hervorgeht, wann Mitarbeiter einen Antrag auf bezahlten Urlaub gestellt, eingereicht und festgestellt haben.

In Erwartung technischer Fähigkeiten können Mitarbeiter auch damit beginnen, Online-Konten zu erstellen, um im Dezember 2020 Urlaub zu beantragen.

Die DFML hat eine Klartext-Zeitleiste bereitgestellt, in der erläutert wird, wie der Bewerbungsprozess funktioniert und wie lange er dauern wird.

Zertifizierung eines Formulars für schwerwiegende Erkrankungen

Ein Arbeitnehmer, der bestimmte Arten von Urlaub beantragt, muss dem DFML ein Formular zur Bescheinigung über einen schwerwiegenden Gesundheitszustand vorlegen. Das Formular ist nicht erforderlich, damit sich der Elternurlaub mit einem Kind oder dem aktiven Militärurlaub verbindet, um Familienangelegenheiten zu regeln, wenn sich ein Familienmitglied in den Streitkräften befindet. Das Formular enthält einen Abschnitt, den der Arbeitnehmer ausfüllen muss, und einen Abschnitt, den die Gesundheitsdienstleister (wie von der PFML definiert) ausfüllen müssen. Der Arbeitnehmer muss dieses Formular nach dem Ausfüllen des Formulars auf sein Konto für bezahlten Urlaub hochladen.

Antworten auf häufig gestellte Fragen

In den letzten Wochen hat die DFML neue Leitlinien per E-Mail, über die DFML-Website und über die mündlichen Aktualisierungen des DFML-Direktors während öffentlicher Webinar-Auftritte herausgegeben. Im Folgenden finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen von Arbeitgebern sowie die Antworten des DFML und seines Direktors. (Beachten Sie, dass die DFML möglicherweise zusätzliche Anleitungen veröffentlicht, die sich auf die Antworten auf die folgenden Fragen auswirken können.)

Frage 1. “Verursachen private Invaliditätsrichtlinien, die vom Mitarbeiter separat erworben werden, auch durch freiwillige Leistungen vor Ort, eine Reduzierung der DFML-Leistungen für den Mitarbeiter?”

A1. Nein.

Q2. Kann ein Mitarbeiter die PFML-Leistungen durch die Nutzung der von seinem Arbeitgeber aufgelaufenen bezahlten Freizeit aufstocken?

A2. Nein.

Q3. “Kann ein Arbeitgeber mit einer Befreiung von einem privaten Plan seinen Mitarbeitern erlauben, ihren Betrag für eine Befreiung von einem privaten Plan durch einen aufgelaufenen bezahlten Urlaub zu ergänzen?”

A3. Ja.

Q4. Würde ein Mitarbeiter mit einem COVID-19-positiven Test, der asymptomatisch ist und zur Quarantäne angewiesen wurde, für die Zwecke der PFML als schwerwiegend eingestuft?

A4. Dies hängt davon ab, was im Formular zur Zertifizierung eines schwerwiegenden Gesundheitszustands ausgefüllt ist. Das Vorhandensein eines positiven Tests allein reicht nicht unbedingt aus, um einen schwerwiegenden Gesundheitszustand für PFML-Zwecke festzustellen. Wie bei jeder anderen Krankheit müsste das DFML das Formular des Gesundheitsdienstleisters ausfüllen und vom Anbieter unterschreiben. Wenn ein Familienmitglied COVID-19 hätte, würde die Zulage für die Pflege von ihm von der Form des Gesundheitsdienstleisters abhängen, zusammen mit der Tatsache, dass die Erlaubnis zur Betreuung eines Familienmitglieds erst am 1. Juli 2021 verfügbar sein wird.

Q5. Für die anfängliche Wartezeit von sieben Tagen im Rahmen der PFML, während der keine Leistungen gezahlt werden, ist dies die Zeit, die der Staat schließlich zahlt, nachdem der Staat die Leistungen genehmigt und der Arbeitnehmer beurlaubt ist, oder wird der Arbeitnehmer niemals für diese siebentägige Wartezeit entschädigt Zeitraum?

A5. Nein, es wird von der DFML nicht kompensiert. Ein Arbeitnehmer kann während dieser Wartezeit seinen eigenen bezahlten Urlaub in Anspruch nehmen, der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer jedoch nicht dazu zwingen.

Zusätzlich zu den oben genannten informellen Leitlinien hat die DFML auch angekündigt, zusätzliche Leitlinien zu zeitweiligem Urlaub und Erstattungen von Arbeitgebern zu veröffentlichen.

Informiert bleiben

Die DFML-Website enthält Links zu den Vorschriften, Hinweisen und anderen Anleitungen der DFML sowie ein Anmeldeformular für den Newsletter der Abteilung.